Por Enrique Barragán.
PROGRAMEMOS EN NUESTRA AGENDA LO REALMENTE IMPORTANTE
Un experto en gestión del tiempo que estaba dando una conferencia puso sobre la mesa de la sala un frasco de cristal y un montón de piedras del tamaño de un puño. Preguntó a los asistentes: “¿Cuántas piedras caben en el frasco?”, y mientras todos hacían sus conjeturas, el experto fue introduciendo piedras en el frasco hasta llenarlo y les volvió a preguntar: “¿Está lleno el frasco?”, todos asintieron.
Entonces el experto sacó una pequeña cubeta con gravilla, puso parte de ella en el frasco y lo agitó. Las piedrecitas penetraron por los espacios que dejaban las piedras grandes. El experto volvió a preguntar a todos: “¿Está lleno el frasco?”, esta vez, los asistentes dudaron qué contestar.
De repente un asistente dijo: “Tal vez no”, y, acto seguido, el experto sacó un vaso con arena y la vació dentro del frasco. “¿Y ahora, está lleno el frasco?”, insistió el experto. “¡No!”, exclamó el público, y entonces ahora el experto tomó un jarro con agua y lo empezó a verter dentro del recipiente hasta llenarlo.
Terminada la demostración, el experto preguntó: “¿Qué acabo de demostrar?” Uno de los asistentes respondió: “Que no importa lo llena que esté tu agenda, si lo intentas, siempre puedes hacer que quepan más cosas…”.
“¡No!”, contestó el experto, y concluyó: “Si no pones las piedras grandes al principio, luego ya no cabrán”.
Tenemos que encontrar las “piedras grandes” en nuestra vida (personal y laboral), y programarlas en nuestra agenda, ya que representan lo verdaderamente importante; seguramente el resto de las cosas con el tiempo hallarán su lugar.
“Decide cuáles son tus prioridades y cuánto tiempo dedicarás a ellas. Si no lo haces, alguien más lo hará por ti”. – Harvey Mackay
Nuestro coach Enrique Barragán nos explica 3 útiles métodos para el manejo de una agenda.
- MATRIZ EISENHOWER
- MÉTODO MoSCoW
- TÉCNICA POMODORO
MATRIZ EISENHOWER
Es una herramienta para la gestión del tiempo creada por el expresidente de Estados Unidos Dwight D. Eisenhower, la cual se basa en la clasificación de tareas en función de dos variables: urgencia e importancia.
La matriz consta de cuatro cuadrantes y en cada uno de ellos debes registrar las tareas a ejecutar, dependiendo de los siguientes escenarios:
- Urgentes e importantes (cuadrante azul): en este cuadrante registra las tareas que tienen la máxima prioridad y que debes atender a la brevedad.
- Importantes, pero no urgentes (cuadrante verde): las tareas que registrarás en este cuadrante, al no ser urgentes, puedes agendarlas para atenderlas en un día y horario específicos. Dado que también son importantes, debes llevarlas a cabo tú mismo.
- Urgentes, pero no importantes (cuadrante amarillo): las tareas registradas en este cuadrante deben ser atendidas a la brevedad, pero dado que no son importantes, las puedes delegar a otra persona y solamente te enfocas en darle seguimiento a su cumplimiento.
- Ni urgentes, ni importantes (cuadrante rojo): en este cuadrante registra las tareas que son una distracción y deben evitarse / eliminarse en la medida de lo posible. Son tareas a las que les inviertes tiempo, pero no te generan beneficios.
Si aprendes cómo priorizar tus tareas de manera eficaz, podrás mejorar la eficiencia en tu gestión, eliminar tareas que solamente te hacen perder el tiempo y avanzar hacia el cumplimiento de tus objetivos.
MÉTODO MoSCoW
Es una herramienta creada por el consultor inglés Dai Clegg y utilizada para la priorización eficiente de tareas relacionadas a iniciativas o proyectos. El acrónimo MoSCoW hace referencia a cuatro cuadrantes que puedes utilizar para priorizar tus tareas:
- M (Must): en este cuadrante registra todas las tareas que tengan prioridad número 1, las cuales son esenciales y críticas para el cumplimiento de tu iniciativa o proyecto.
- S (Should): en este cuadrante registra todas las tareas que son críticas, pero no imprescindibles para tu iniciativa o proyecto.
- C (Could): en este cuadrante registra todas las tareas que no estaría mal llevar a cabo, pero que no son críticas para tu iniciativa o proyecto.
- W (Won’t): en este cuadrante registra todas las tareas que no merecen inversión de tu tiempo, ya que no aportan un beneficio en este momento, pero quizás en un futuro podrías utilizarlas.
El Método MoSCoW te permite poner en perspectiva de prioridad todas las tareas inmersas en una iniciativa o proyecto, asegurando que siempre vas a trabajar e invertir tu tiempo en aquellas que representen la prioridad más alta.
TÉCNICA POMODORO
Es una herramienta para la gestión del tiempo creada por el italiano Francesco Cirillo, la cual debe su nombre al uso de un pequeño temporizador de cocina, de esos que puedes girar el dial para asignar el tiempo y que por casualidad tenía forma de tomate (pomodoro en italiano significa tomate).
Esta técnica contempla como características principales la concentración, la ejecución de periodos de tiempo específicos y la asignación de descansos. La técnica consiste en los siguientes pasos:
- Elabora una lista de las tareas que deseas llevar a cabo en tu día de trabajo.
- Ordena tu lista de tareas en función de la prioridad mayor a la menor.
- Programa tu temporizador para un periodo de tiempo de 25 minutos, los cuales deberás emplear para atender de manera enfocada y concentrada una tarea en específico (sin distracciones), la de mayor prioridad en tu lista.
- Ejecuta la tarea durante los 25 minutos y al terminar tómate un descanso de 5 minutos (camina, sírvete un café, haz una llamada telefónica, etc.)
- Al término de tu descanso, inicia nuevamente con otro periodo de 25 minutos (se les llama comúnmente pomodoros), y cada 4 pomodoros, incrementa tus descansos a 10 ó 15 minutos.
Esta técnica te permite estructurar de manera eficiente el uso de tu tiempo a lo largo del día y su principal beneficio es que trabajas concentrado y sin interrupciones durante periodos de tiempo específicos, lo cual te permite controlarlo eficientemente y al mismo tiempo descansar para aclarar tu mente.